A un moment donné, votre club d’escrime pourra être confrontée au monde délicat des relations entre employeur et salarié.
Dans ces conditions, comme tout employeur, l’association est tenue à un certain nombre de formalités à l’occasion des embauches qu’elle effectue. Ainsi, un certain nombre d’éléments devra être abordé avec votre futur salarié et diverses démarches réalisées auprès des institutions compétentes.
Premières informations
Une association sportive peut embaucher un salarié dès sa création, dès lors qu’elle est déclarée en préfecture (numéro RNA) et qu’elle dispose d’un numéro SIRET. Juridiquement, un club d’escrime employeur est soumis au régime commun du droit du travail et de la sécurité sociale, ainsi qu’à la Convention Collective Nationale du Sport (CCNS).
Dès l’embauche d’un salarié, vous devez effectuer différentes formalités. Ainsi, en plus de déclarer votre salarié auprès de l’URSSAF, il faudra affilier votre association :
- aux organismes sociaux (retraite complémentaire, prévoyance, complémentaire santé, etc.) ;
- à un organisme de formation professionnelle continue (aussi appelé OPCO) ;
- à un service de santé au travail.
En parallèle, vous devrez également réaliser l’ensemble des démarches suivantes, soit par vous-même, soit en optant pour le dispositif simplifié URSSAF chèque emploi associatif :
- choisir et rédiger le contrat de travail le mieux adapté aux besoins de votre club (CDD, CDI ou CD2I) ;
- procéder à la déclaration préalable à l’embauche ;
- mettre en place et tenir un registre du personnel ;
- déclarer votre salarié auprès de France Travail et à la médecine du travail ;
- calculer les cotisations sociales à acquitter ;
- délivrer des fiches de paie.
Le dispositif chèque emploi associatif vous permet de gérer gratuitement les formalités d’embauche et de gestion de votre salarié énoncées ci-dessus.
Vous devrez ensuite :
- organiser la visite d’information et de prévention avec la médecine du travail ;
- proposer au salarié d’adhérer à une mutuelle d’entreprise ;
- réaliser ou mettre à jour le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
A l’issue de l’embauche, tout employeur a pour obligation de déclarer les rémunérations versées, d’établir les fiches de paie et de régler les cotisations et contributions sociales à l’URSSAF.
Affiliation aux organismes
La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration en ligne produite tous les mois à partir de la fiche de paie.
Si les fiches de paie sont réalisées par vos soins, vous devez disposer d’un logiciel de paie compatible DSN capable de convertir les informations de la fiche de paie en données DSN, pour le paiement des cotisations sociales et la transmission des informations aux organismes sociaux.
Organismes sociaux
En tant qu’employeur, votre club d’escrime est affilié à une caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco (Arrco pour les non cadres, Agirc pour les cadres). Le service en ligne Connaître ma caisse de retraite vous permet de retrouver facilement votre caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco : saisissez votre numéro SIREN ou SIRET, et obtenez la réponse !
Vous n’avez aucune démarche à effectuer, l’adhésion étant automatique avec la première déclaration sociale nominative. Vous recevrez un certificat d’adhésion qui précise les noms et coordonnées de votre caisse de retraite complémentaire, ainsi que les taux des cotisations Agirc-Arrco qui s’appliquent à votre club.
En tant qu’employeur, vous devez également souscrire à un contrat de prévoyance et à une mutuelle, aussi appelée complémentaire santé.
Il existe de nombreuses compagnies d’assurance proposant des contrats de prévoyance en relation avec la CCNS. Libre à vous de comparer et de choisir l’assureur vous offrant les prix les plus attractifs et les garanties les mieux adaptées pour vos salariés (exemples d’assureurs : AG2R La Mondiale, Malakoff Mederic, Klesia ou bien encore Matmut).
Il en va de même pour le choix de la complémentaire santé.
Organisme de formation professionnelle continue
En adhérant à un Opérateur de Compétences (OPCO), vous bénéficiez de conseils, d’expertise et d’appuis financiers pour développer les compétences de vos salariés.
Depuis 2019, l’OPCO de la branche sport est l’AFDAS, auquel vous pouvez adhérer en ligne.
Service de santé au travail
L’adhésion à un Service de Prévention et de Santé au Travail est obligatoire pour tout employeur, dès le premier salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail (cf. article D4622-22 du Code du Travail).
L’adhésion à PÔLE SANTÉ TRAVAIL s’effectue directement en ligne. Votre association employeuse sera rattachée à un Pôle Santé Travail en fonction du lieu d’implantation géographique de son siège social.
Rédaction du contrat de travail
Avant toute chose, une association employeuse doit comprendre son environnement et ses besoins pour identifier le contrat de travailqui sera le mieux adapté à sa situation. Dans le domaine sportif, il existe différents types de contrat :
- le contrat à durée indéterminée (CDI) ;
- le contrat à durée déterminée (CDD) ;
- le contrat à durée indéterminée intermittent (CD2I).
Le CDI est la forme normale et générale de la relation de travail. La conclusion d’un CDD n’est possible quant à elle que pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire, et ce uniquement dans les cas énumérés par la loi.
Le CD2I permet quant à lui de tenir compte d’alternances entre périodes travaillées et non travaillées, en application de la Convention Collective Nationale du Sport. Le CD2I est conclu sur une période de 36 à 42 semaines contractuelles sur un cycle de 12 mois consécutifs (en règle générale, du 1er septembre au 31 août).
De plus, quel que soit le nombre de semaines travaillées par an :
- le temps de travail du salarié ne pourra pas dépasser annuellement une moyenne de 35 heures par semaine ;
- les heures réalisées au-delà de 36 semaines d’activité donneront lieu à une majoration.
Dans tous les cas, différents éléments doivent impérativement figurer au contrat, notamment en ce qui concerne les mentions légales :
- la nature du contrat (CDD, CDI, CD2I) ;
- l’identité et l’adresse des parties contractantes (employeur et salarié) ;
- la date d’embauche et la durée pour laquelle le contrat est conclu ;
- la nationalité du salarié et, s’il y a lieu, l’autorisation de travail ;
- le numéro de sécurité sociale du salarié, ainsi que sa date et son lieu de naissance ;
- le lieu de travail ;
- la qualification du groupe prévue par la CCNS ;
- la durée de travail de référence et la durée de la période d’essai ;
- la désignation de l’emploi occupé et les activités auxquelles participe le salarié ;
- le montant de la rémunération et de ses différentes composantes, y compris les primes et accessoires de salaire s’il en existe ;
- les modalités d’absences et de congés payés ;
- les noms et adresses des caisses de retraite complémentaire et de prévoyance et de l’organisme assurant la couverture maladie complémentaire ;
- les modalités de rupture du contrat ;
- le tribunal compétent en cas de litige.
Avec des mentions particulières pour le CD2I :
- la durée minimale annuelle de travail ;
- les périodes de travail ;
- la répartition des heures de travail à l’intérieur de ces périodes ;
- les conditions de modification de ces périodes ;
- la date de début du cycle annuel de 12 mois.
Déclaration préalable à l’embauche
Chaque embauche doit faire l’objet d’une déclaration auprès de l’URSSAF, au moyen de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
La DPAE vous permet de réaliser :
- les affiliations et immatriculations exigées par la loi ;
- la demande d’examen médical d’embauche du salarié auprès du service de santé en vue de la visite médicale obligatoire ;
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail (si vous êtes pour la première fois employeur).
ATTENTION ! Même si la DPAE vous permet d’effectuer la demande d’examen médical, vous devez vérifier que cette demande a bien été transmise au service de santé travail. De plus, il vous appartient également de vérifier que cette visite médicale a bien été réalisée.
La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours qui précèdent la prise de fonction du salarié. Vous devez remettre une copie de cette déclaration ou de l’accusé de réception à votre salarié, sauf si celui-ci dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.
Inscription au registre unique du personnel
Les associations employeuses, à l’exception de celles utilisant le chèque emploi associatif (cf. article L1272-4 du Code du travail), ont l’obligation de tenir un registre unique du personnel, sur support papier ou informatique.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié embauché. Il est nécessaire d’y enregistrer toutes les personnes suivantes, par ordre chronologique d’arrivée dans le club : les salariés (tout type de contrat), les stagiaires, les personnes en service civique.
En plus des noms et prénoms, plusieurs informations sur le salarié doivent être indiquées dans ce registre, dont les éléments suivants :
- la nationalité ;
- la date de naissance ;
- le sexe ;
- date d’entrée et de sortie ;
- type de contrat.
Réalisation de la visite d’information
Dans les 3 mois suivants la prise de poste, le club doit organiser une visite d’information et de prévention (VIP), qui remplace la visite médicale d’embauche depuis 2017.
Document unique d’évaluation des risques professionnels
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) est obligatoire dès l’embauche du premier salarié. En tant qu’employeur, vous devez y consigner :
- le résultat de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels chaque salarié peut être exposé ;
- la liste des actions de prévention des risques et de protection des salariés.
Il n’existe pas de modèle imposé par le code du travail. Chaque employeur a ainsi le choix du support qui lui semble le plus adapté à ses besoins (document papier ou numérique).
Le DUERP est notamment tenu à la disposition des personnes suivantes :
- les employés et toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès ;
- le service de prévention et de santé au travail ;
- les agents des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail.
Si vous n’inscrivez pas dans le DUERP les risques professionnels liés à l’activité de votre salarié, votre club d’escrime s’expose à une amende prévue par la loi.
Partage d’un salarié entre différentes associations
De nombreux clubs d’escrime ne disposent pas d’un volume d’heures suffisant pour pouvoir recruter un enseignant à temps plein. Ainsi, sur un même territoire où plusieurs clubs rencontrent ce même problème, il est alors intéressant d’adhérer à un groupement d’employeurs.
Cette démarche permet de répondre aux difficultés de recrutement en proposant au salarié un volume horaire attractif et un seul contrat de travail le liant au groupement d’employeurs.
En tant que membres du groupement, les différents clubs d’escrime bénéficient d’avantages en termes de gestion administrative et de flexibilité. Ils sont solidairement responsables des obligations salariales et partagent les coûts liés à l’emploi en proportion du temps de travail du salarié dans chaque structure.
Le groupement d’employeurs assure ainsi la gestion sociale du salarié, tandis que les clubs définissent et s’assurent du respect des conditions de travail. Le salarié recruté par le groupement est affecté aux différents clubs ; il assurera les missions prévues au contrat, tout en se conformant aux règlements internes de chaque association.
En fonction du groupement d’employeurs auquel vous adhérez, différents services et conseils vous seront proposés en matière d’emploi et de développement des ressources humaines.
